ソフトウェアのライセンス管理は数も多く把握しにくい一方で、確実に管理できていないとコンプライアンス違反や高額な違反金を請求されるリスクにもつながります。そこで今回は、ソフトウェアのライセンス管理の重要性と、管理に最適なおすすめツールをご紹介します。

ソフトウェアライセンス管理とは何か

ではまず、ソフトウェアライセンス管理について基本的な知識をご紹介します。

ソフトウェアとは

そもそもソフトウェアとは、コンピューターを動かすために必要なプログラムを指します。ソフトウェアは、大きく分けてオペレーションシステム(OS)とアプリケーションシステムの2種類があります。

オペレーションシステムはWindowsやMac OSなど、コンピューターを動かすための最も基本的なプログラムを指します。一方アプリケーションシステムは、表計算ソフトやスマートフォンアプリなど、用途に応じて作成されたものを指します。

著作権とライセンス

ライセンスとは、使用承諾のことです。上記のようなアプリケーションソフトウェアには、インストールの許諾、使用可能台数の制限などがあります。ソフトウェアをインストール・ダウンロードする場合、ソフトウェア規定の使用許諾契約に同意することでライセンスを取得でき、正規に使用することができます。同じソフトウェアメーカーでも、種類によってライセンスの提供形態や購入方法が異なるため、ライセンスの把握しツールを使って管理しなければなりません。

ライセンス管理はなぜ重要?

著作権者から許可を取っていない動画の違法視聴、違法ソフトウェアのダウンロード、ソフトウェアの不正コピーの利用など、ソフトウェアライセンスに関するコンプライアンス違反は企業に多大な損害をもたらします。コンプライアンス違反が発生し、ソフトウェア会社から多額の損害賠償を求められる可能性も起こりうるのです。

また、複雑化するソフトウェアライセンスの形態と実態について把握しきれておらず、ライセンス監査の際に追加支払いを求められる企業も少なくありません。

事実、業界最大規模のITアドバイザリー企業「ガートナージャパン」が国内のソフトウェア・ユーザー企業を対象に実施したライセンス監査では、60%強の企業がライセンスの追加支払いを命じられたようです。最悪の場合は、多額の損害賠償金をソフトウェアベンダーに支払う場合もあります。損害賠償ともなれば、企業のブランドに傷が付くだけでなく信頼を損なうことにもなり兼ねません。

そのため、ソフトウェアライセンス管理における正しい知識を身に付けることが非常に重要です。

ソフトウェアの不正コピーの危険性

ライセンスに基づいた適切なライセンス管理ができていれば問題はありませんが、ソフトウェアを非正規に入手してインストール、あるいは正規に購入した場合でも、許諾した使用可能台数の限度を超えてインストールした場合、不正コピーとなります。

職場のパソコンにライセンスを超えてソフトをインストールし著作権侵害となった場合、過去には4,000〜8,500万円の損害賠償が求められた判例もあり、注意する必要があります。

ソフトウェアライセンス管理の目的とは?

ソフトウェアライセンス管理を行う目的は大きく下記の2つが考えられます。

1つ目は前述で詳しくご説明したとおり、不正コピーやソフトウェアライセンスのコンプライアンス違法を防止するためです。

2つ目に、ソフトウェアの購入コストを削減するためです。ソフトウェアライセンス管理が正確にできていれば、余剰ライセンスの発見なども可能になり、不要な契約を見直すなどのコストカットにつながります。

ライセンス管理のポイント

ここでは、ソフトウェアライセンスを管理する上で重要なポイントをご紹介します。

ソフトウェアライセンスに関する正しい知識を身に付ける

ソフトウェアライセンス管理において一番重要なポイントとなるのが、正しい知識を身に付けるという点です。IT部門の管理者だけがライセンス管理の目的と重要性を理解していたとしても、職場で働く従業員一人ひとりの認識が甘ければ不正コピーやコンプライアンス違反の危険性は高くなります。

ライセンス監査で不正が発覚した場合は、膨大な額の損害賠償を請求され会社の存続に関わることもあります。そのため、著作権侵害の危険性を会社全体できちんと共有し、従業員全員が正しい知識を持つことで、コンプライアンス違反のリスクは回避することができます。

ソフトウェアの利用実態・ライセンスの保有状況の把握

会社のパソコンにどれくらいの数のソフトウェアがインストールされているのか、利用実態を把握することが大切です。同時に、購入したソフトウェアライセンスの保有状況もしっかり理解しておきましょう。というのも、同じソフトウェアメーカーでも提供商品によっては購入方法やライセンスが異なるためです。

過去に購入したソフトウェアのパッケージは整理し、使用許諾契約書はファイリングしてまとめておいた方が良いでしょう。ただし、ソフトウェアのライセンスや使用状況を手作業で管理するのは手間も時間もかかるため、管理ツールを使用することをおすすめします。

ソフトウェアライセンスの管理におすすめのIvantiツール

IT部門のライセンス管理者が抱える代表的な問題のひとつが、ソフトウェアの数量やライセンス状況を把握しきれないというものです。

Ivanti License Optimizerは、有効なライセンス状態を明らかにし、状態を改善するため、所有しているソフトウェアおよびそれらの使用状況を可視化するソフトウェア資産管理(SAM)ソリューションです。

所有している資産のディスカバリやインベントリ、B2Bコネクタを使ったベンダーデータの集約、インテリジェントなビジネス上の意思決定を下すためのソフトウェア使用状況のモニタリングを実施します。さらに、ライセンスへの浪費を軽減しつつ、コンプライアンスを維持するため、ユーザーによる割り当てられたソフトウェアアプリケーションの使用/操作状況を把握できます。

Ivanti License Optimizerの詳細は製品ページからご確認ください。

https://www.ivanti.co.jp/products/license-optimizer

また、当社のホワイトペーパー「10ステップのソフトウェア監査計画:最初の通知を待つことなく、計画を作成し始める」をぜひお読みください。

https://www.ivanti.co.jp/resources/viewer?rs=white-papers/ivi-1645-itam-10-step-audit-plan-jp.pdf

まとめ

ソフトウェアのライセンスの管理は、企業のコンプライアンス違法を防止だけでなく、コスト削減にもつながるため、確認が必要な重要項目です。管理の際にはご紹介したツールの中から適切なものを導入して、会社のパソコンにインストールされているソフトウェアの保有状況を効率的に管理しましょう。