ITシステムを利用していれば、アップグレードや新しいシステムへの乗り換えなど、大小さまざまな変更を加えることがあるでしょう。それらの変更をスムーズに行い、後ほど起きうるリスクを最小限にするためにも「変更管理」が必要になります。どんな小さな変更も、変更管理なしでは後ほど大きな問題に繋がる可能性があるのです。

今回は変更管理とはどのようなものか、どのようなフローで導入するのか紹介していきます。システム担当の方は参考にしてください。

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変更管理とは

変更管理について紹介するために、「変更」とはなにかについてもご紹介します。変更とは、ハードウェアやソフトウェア、組織に対して追加・修正・削除を行い改善することを指します。加えて、変更は大きく「ハードウェアの変更」「ソフトウェアの変更」「人の変更」に分けることができます。ここでは、それぞれにどのような内容が含まれるのかご紹介します。

ハードウェアの変更

「ハードウェアの変更」には、メンバーの増員に伴うハードウェアの買い増しや追加導入の他に、オプション製品などによる既存のハードウェアの拡張なども含みます。追加だけでなく、壊れたハードウェアを修理に出したり、廃棄したりすることもハードウェアの変更です。

ソフトウェアの変更

新しいソフトウェアを導入したり、バージョンアップしたりすることがソフトウェアの変更に含まれます。他にもセキュリティのためにパッチを当てることや、既存のソフトウェアにオプションを追加することも該当します。

人の変更

人の変更は組織に対する変更を指します。担当者を変更したり、役割を変更したりすることが含まれます。もしくは新しいプロセスの導入やプロセスの変更・廃止も人の変更として扱います。

変更管理とは上記で紹介したような変更におけるリスクを最小限に抑え、スムーズに行うためのプロセスのことを指します。「インシデント管理」や「問題管理」の過程で発生した変更をコントロールするために必要なフローとなります。

変更管理とリリース管理の違い

変更管理はリリース管理と混同されがちです。どちらも変更に対する管理という点では似ていますが、管理する「対象」が異なります。変更管理がITサービスに関連するすべての変更を対象にしているのに対し、リリース管理は本番環境への変更に絞られています。

つまり、何かしらの変更を加える場合には、まず「変更管理」のフローで承認を得た上で「リリース管理」に基づいたフローへ移ります。

リリース管理はその範囲やフローが曖昧になりがちで、変更管理と一緒にされることもありますが、目的が異なるため明確に分けて行うことが重要です。

変更管理のプロセス

ここでは、実際に変更管理を行う際の一般的なフローについてご紹介します。手順ごとに重要なポイントと合わせて参考にしてください。

要求提起

まずは、どのような変更を施すのかを明確にしていきます。その際に、変更時の効果やリスク、リスクが発生しないための予防策、トラブルが発生した際の対処法などを考えます。「誰がどの範囲まで責任を持って管理するのか」という点も決めておきましょう。

計画

変更をどのように進めていくかだけでなく、不測の事態に陥った時にどのように対応するかも含めて計画しなければなりません。スムーズに進まないことも予測し、計画をたてる必要があります。

変更に伴い、「どれくらいの期間サービスを停止しなければいけないのか」も算出し、その際に必要な対応も考えておく必要があります。

承認

変更を許可するための承認について、予め決めておきます。「誰の承認が必要なのか」を変更のレベルごとに決めておき、「どのような判断基準で承認するのか」も定める必要があります。

構築

承認のおりた変更は実際に実装していきます。計画通りに変更を加えていき、順調にいかない場合も計画に則って対応しましょう。進捗を細かく管理して、もし計画通りにいかない場合はすぐに対応できるようにしておかなければなりません。

レビュー

変更管理は変更を施して終わりではありません。当初予定していた通りに変更が行えたのか、期待していた結果が得られたのかを検証する必要があります。これらの検証を誰がどのように行うのかも予め決めておきましょう。

変更管理の目的

変更管理を導入するには、目的を正しく理解することが重要です。

変更管理の目的は、変更が原因で事業に負の影響を与えないことです。そのために変更の履歴を残し、ダウンタイム（サービスが止まる時間）を最小化し、既に適切に導入されているサービスを維持させる必要があるのです。

変更管理を適切に行うにはすべての変更を変更管理プロセスに通し、変更の度に委員会を招集して「本当に変更が必要なのか」「どのように変更を行うか」を話し合わなければなりません。そのため、いきなり本格的な変更管理を導入するのは負担が大きいこともあるでしょう。負担軽減の策としては、変更管理をはじめる際はできることからスモールスタートで導入し、徐々に関係者を増やしていくことをおすすめします。

ツールを導入するメリット

変更管理はその過程でさまざまな人が関わります。それらのコミュニケーションをメールや口頭で行い、進捗をすべてExcelなどで管理するのは難しいでしょう。効率的に変更管理を行うなら、変更管理に対応した専用ツールを利用するのがおすすめです。ツールを活用すれば、変更管理に必要なフローや機能のテンプレートを活用できます。

例えば、提起した変更を関係者にツール上で共有＆通知することができ、同時に関係者それぞれに業務を割り振ることが可能です。ツール上のカレンダーで計画を管理でき、計画通りに進んでいるのかどうかを把握することもできます。遅れている場合は、なにが問題になっているのかが一目でわかります。

承認やレビューもツール上で行えるため、関係者同士のコミュニケーションをスムーズに行えるでしょう。

Ivanti Software株式会社の変更管理ツール

ツールを導入した変更管理を検討している方におすすめなのが、Ivanti Software株式会社のツールです。

細かな設定をしなくても、テンプレートのフローのみでシンプルな変更管理ができます。変更の関係者には、変更が実施される前に「どのような変更が行われるのか」の通知をするような機能を備えているため、関係者全員が変更に対して共通認識をもつことができます。

そのほかにも、色分けされたカレンダーによって、「現在どのような変更が行われているのか」の進捗確認が可能です。数ある変更をフィルターにかけることにより、カテゴリーやステータス別に進捗中の変更を表示できるよう設定しております。このような機能によって、タスク管理のお手伝いを致します。

Ivanti Software株式会社の変更管理ツールに興味のある方はこちらもご覧ください。こちらでは製品の詳細、こちらではさらに具体的な仕様についてご紹介しています。

まとめ

大企業ほど変更要求の数は多くなり、変更管理を行う手間が大きくなります。効率的に変更管理を行うにはツールの活用が必要不可欠と言えるでしょう。変更管理を検討している方は、同時にツールの導入も検討してください。